Automatizujte zpracování dokumentů přijatých emailem
V současnosti přijímají společnosti většinu dokumentů dvěma formami – papírově nebo emailem. Vzhledem ke stále výraznějšímu prosazování elektronického oběhu dokumentů již řada společností příchozí papírové dokumenty před předáním k dalšímu zpracování skenuje.
Jak zpracovat vedle naskenovaných dokumentů i dokumenty, které jsou zaslány formou příloh emailů?
Řešením je ScanCollector – SW produkt společnosti scanservice a.s., který přebírá zpracování emailové korespondence a transformuje ji do požadovaného výstupu.
ScanCollector nabízíme jako volitelnou součást naší služby digitalizace faktur nebo jako dodávku řešení.
Proces
A Převzetí emailu
Email přijde do definované schránky, kde si ho ScanCollector přečte. Zpráva zůstává na email serveru pro další manipulaci dle požadavku zákazníka.
B Kontrola na určená pravidla a kategorizace
Dovoluje zákazníkovi řízeně stanovit pravidla, od koho chce korespondenci přijímat, jaký má být akceptovaný obsah a co odesílateli odpovídat. V případě potřeby je možné tvořit kategorie, jako jsou například účetní jednotky, typ dokumentu a jiné.
C Sestavení požadovaného výstupu
Výsledkem zpracování může být dokument PDF obohacený o xml s metadaty a další formáty, které využije následující proces. Tím může být vstup do účetního systému, anebo další zpracování pro vytěžení metadat.
Pro koho je ScanCollector určen?
Pro všechny společnosti, které potřebují automatizovaně přijímat dokumenty emailem a připravovat je k dalšímu zpracování.
ScanCollector zajišťuje:
- Stažení emailu z definovaných emailových schránek
- Filtraci na povolené příjemce, kontroly příloh a jejich formátů podle pravidel definovaných zákazníkem
- Informování odesílatele i v případě, že email nesplňuje definované kontroly, příp. jiné uživatelsky definované notifikace
- Předání dokumentů (příloh emailu) s možností transformace do požadovaného formátu k dalšímu zpracování
- Uložení textu emailu jako přílohy dokumentu
Hlavní přínosy
- Snížení manuální práce při příjmu dokumentů a tím snížení nákladů
- Eliminace chyby pracovníka, která může způsobit vymazání dokumentu
- Okamžité předání dokumentu po příjmu ke zpracování
- Auditovatelnost procesu zpracování
