Business Process Outsourcing

Skenování a digitalizace finančních dokumentů

Naše spolupráce s Johnson & Johnson Global Business Services s.r.o. (JNJ GBS) trvá již od roku 2006, od kdy poskytujeme službu skenování a vytěžování finančních dokumentů formou Business Process Outsourcingu (BPO) a jejich přenos do SAP systému. Finanční dokumenty zahrnují faktury a doklady s nimi související (např. upomínky, dodací listy, výpisy z účtu). JNJ GBS finanční centrum s více než 1000 zaměstnanců zpracovává doklady pro region EMEA, Severní Ameriku, Střední východ a Afriku ve 33 jazycích.

Pracovníci specializovaného DigiCentra (JNJ Bureau) mají nejen znalosti v oblasti finanční dokumentace a účetnictví, ale i odpovídající jazykovou vybavenost.

V rámci projektu vytěžujeme originální papírové dokumenty a naskenované dokumenty v elektronické formě. Skenování probíhá na skenerech Kodak Alaris, vytěžování pomocí OCR systému IBM Datacap.

Doba zpracování dokumentů a předání výstupních dat do SAP systému JNJ GBS je 24 hodin, v případě urgentních dokumentů 1 hodina. Veškeré dokumenty jsou opatřeny digitálním podpisem.

Monitorování procesu digitalizace zajišťuje vlastní aplikace ScanLog. Toto řešení eviduje veškeré operace s dokumentem od jeho přijetí, přes naskenování, rozpoznání údajů, jeho export, uložení do archívu až po případnou skartaci. Současně umožňuje vyhledat informace o všech operacích, které byly nad dokumentem provedeny, rovněž poskytuje informace o všech osobách, které dokument zpracovávaly včetně časové náročnosti dílčích operací. Aplikace ScanLog vyhovuje požadavkům GDPR. Pro uživatele JNJ GBS je aplikace dostupná pomocí webového rozhraní.

Pro automatizované zpracování naskenovaných dokumentů zasílaných v příloze e-mailu jsme vyvinuli aplikace ScanCollector, který zajišťuje automatické stažení e-mailových zpráv, jejich roztřídění dle validity a následné převedení do jednotného formátu.

Zpracování remittancí

Na základě osvědčené spolupráce jsme byli osloveni s požadavkem na vytvoření SW řešení pro zpracování tzv. remittancí. Zvolené řešení je koncipováno na vlastních softwarových produktech ScanCollector a ScanLog, které jsme doplnili aplikací IBM Datacap pro vytěžení definovaných údajů.

V současné době zpracováváme remittance pro Německo, Velkou Británii a Irsko.

Zavřít