Automatizujte proces Purchase2Pay
Zpracování dodavatelských faktur tvoří jeden ze základních interních procesů většiny společností. Naše služby pomáhají tento proces zjednodušit a zefektivnit. Díky individuálnímu přístupu jsme schopni standardní službu rozšířit o další aktivity či upravit tak, aby přesně vyhovovala potřebám našich zákazníků.
Rozumíme vašim potřebám a máme pro ně řešení. Nabízíme zajištění kompletního procesu digitalizace a vytěžení faktur formou služby bez nutnosti zásahu zákazníka do průběhu zpracování. Celý proces zpracování provádějí kvalifikovaní operátoři v zabezpečených prostorách naší společnosti.
Pro společnosti preferující in-house zpracování nabízíme rovněž dodávku řešení pro zpracování faktur.
Pro koho je služba určena?
- Střední až velké společnosti
- Centra podnikových služeb
- Veřejné instituce
- Kde se zpracovává více než 10 tisíc dodavatelských faktur ročně
Služba zahrnuje tyto oblasti:
- Příjem papírových dokladů nebo naskenovaných faktur
- V případě zpracování papírových dokladů jejich přípravu pro skenování a samotné naskenování
- U služby Standard vytěžování 21 základních údajů z faktur
- U služby Individual vytěžování podle požadavků zákazníka
- Předání vytěžených dat ve formátu ISDOC a obrazů v PDF
- Monitoring a reporting
Proces
A Vstup
- Email s možností automatického čtení schránky
- Papírové dokumenty
- Přenos přes sFTP
V případě potřeby zajistí společnost scanservice a.s. dokumentový skener nebo multifunkční zařízení pro skenování u zákazníka včetně nastavení automatického odesílání dokumentů k dalšímu zpracování.
B Zpracování a kontrola dat
- Optimalizace obrazu dokumentu
- Vytěžení dat pomocí různých OCR enginů
- Kontrola vytěžených dat operátorem
C Předání
- Výstup odpovídající standardu ISDOC (definovaný výměnný formát daňových dokladů)
- Předání zpracovaných dokumentů do ERP systémů (SAP, MS Dynamics, Helios a dalších) ve formátu nadefinovaném zákazníkem (xml, csv).
- Předání přes FTP server na straně zákazníka, příp. na straně společnosti scanservice a.s.
Hlavní přínosy
- Společnost scanservice a.s. vytvoří podmínky pro práci s elektronickými fakturami (schvalovací proces se výrazně zrychlí)
- Uvolní Vám ruce pro Váš hlavní business
- Pomůže se zavedením jasných a transparentních pravidel
- Sníží Vám náklady spojené se zpracováním faktur
- Garantuje Vám kvalitu výstupů a čas zpracování
Digitalizace a vytěžení faktur formou služby
Základní parametry Služby STANDARD
- Vstup dokumentů přes email nebo sFTP server
- Vytěžení 21 údajů*
- Vytěžení daňové rekapitulace
- Kontrola oproti kmenovým datům o dodavatelích
- Kontrola formátů a datových typů
- Export ve formátu ISDOC nebo XML či CSV
- Kvalita předávaných dat min. 99 %
- Zpracování českých / slovenských / anglických / německých faktur
- Průběžný monitoring stavu zpracování jednotlivých faktur
- Reporting
Rozšiřující parametry Služby INDIVIDUAL
- Vstup papírových dokumentů a jejich naskenování
- Vytěžení nestandardních údajů
- Vytěžení řádkových položek
- Kontrola oproti dalším slovníkům zákazníka
- Validace oproti údajům třetích stran (ARES)
- Individuální požadavky na systémovou integraci
- Zpracování ostatních cizojazyčných faktur
- Kontrola náležitostí daňového dokladu
- Expresní zpracování do 2 nebo 4 hodin od předání dokumentů
- Elektronický podpis a časové razítko
* Číslo faktury, Identifikace dodavatele (název, IČ, DIČ, DIČ pro DPH, ulice, číslo, PSČ, město), druh a popis faktury, číslo objednávky, datum (vystavení, splatnosti, DUZP), platební údaje (variabilní symbol, číslo účtu, kód banky, kód měny, celková částka), daňová rekapitulace, číslo původní faktury (v případě dobropisu).
