Základní popis

  • Digitalizace a vytěžování příchozích dokumentů všech druhů  (např. faktury, smlouvy, formuláře) a mnoho dalších
  • Kompletní digitalizace archivů včetně dokumentů nestandardních velikostí
  • 20 let zkušeností s českými i zahraničními zákazníky

Funkce

  • Digitalizace dokumentů libovolných velikostí
  • Vytěžování dat z dokumentů všeho druhu, včetně cizojazyčných či vícejazyčných
  • Archivace digitalizovaných dokumentů

Oblasti použití

Kancelář

Výroba

Logistika

Projekty

Prodej a marketing

A spoustu
dalších oblastí
využití

Bolesti zákazníka

Velké množství dokumentů, jejich složitá evidence, vyhledávání v nich!

Účetní oddělení často zpracovávají velká množství faktur a dalších účetních dokumentů, obvykle v papírové podobě, v případě obchodních oddělení je to velké množství smluv atp. Kvůli pravidlům stanoveným zákony nebo interními předpisy je pak nutné uchovávat velké množství papírové dokumentace, což přináší problém s místem, systémem uchovávání i evidencí těchto dokumentů. Od toho se odvíjejí i problémy s vyhledáváním dokumentů.

Ztráta nebo poškození dokumentu!

Účetní dokumenty, obchodní dokumenty, ale i dokumenty v archivech často mají jen jeden originál, je tedy potřeba o ně pečovat velmi opatrně. Častý přístup k nim a/nebo nešetrné zacházení s nimi může vést k jejich nevratnému poškození nebo ztrátě.

Chyby ve firemních systémech!

Ruční zadávání dat do firemních systémů, ať už jde o ERP, CRM nebo jakýkoliv jiný systém, na základě příchozích dokumentů s sebou nese velké riziko vzniku chyby kvůli překlepu či nepozornosti.

Jak bolesti identifikovat?

  1. Jaká je struktura dokumentace (kvalita, formáty a gramáže dokumentů)?
  2. Jsou strany dokumentů volné, nebo spojené?
  3. Je možné spojené strany rozpojit?
  4. Jaké je množství dokumentace (např. počet pořadačů, počet dokumentů, počet stran, …)?
  5. Jaké jsou požadavky na kvalitu skenování (rozlišení, barevnost, …)?
  6. Jaké jsou požadavky na indexaci dokumentů (doprovodné informace, metadata)?
  7. Jaký je požadovaný výstupní formát obrazů a metadat?
  8. Jaké je preferované místo zpracování (u zadavatele, u zpracovatele, …)?

FAQ – Nejčastější dotazy zákazníků

Jak je zajištěna bezpečnost dokumentů během zpracování?

Fyzická a IT bezpečnost je zajištěna schválenými a implementovanými procesy a směrnicemi. Zpracovatel je držitelem certifikátů ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001 a ISO 20000, řízení bezpečnosti je prováděno v souladu s těmito normami. Velký důraz je kladen na ochranu osobních údajů a implementaci procesů souvisejících s GDPR.

Co když nejsme schopni relevantně posoudit množství a strukturu dokumentace?

Zavedení služby předchází analýza celkového procesu digitalizace odborným konzultantem společnosti scanservice a.s.

Co když budu potřebovat fyzický dokument, který se nachází v procesu digitalizace u zpracovatele?

V případě potřeby lze dokument dle specifikace zadavatele vyhledat, přednostně naskenovat a zakryptovaný zaslat na definované adresy či umístit na bezpečné úložiště. V případě potřeby předání fyzického dokumentu je tento dokument opět vyhledán a zaslán zadavateli důvěryhodným kurýrem. Součástí služby je i možnost urgentního vyhledání dokumentu a předání zákazníkovi.

Zavřít
Porovnat