Základní popis
- Digitalizace a vytěžování příchozích dokumentů všech druhů (např. faktury, smlouvy, formuláře) a mnoho dalších
- Kompletní digitalizace archivů včetně dokumentů nestandardních velikostí
- 20 let zkušeností s českými i zahraničními zákazníky
Funkce
- Digitalizace dokumentů libovolných velikostí
- Vytěžování dat z dokumentů všeho druhu, včetně cizojazyčných či vícejazyčných
- Archivace digitalizovaných dokumentů
Oblasti použití
Kancelář
Výroba
Logistika
Projekty
Prodej a marketing
A spoustu
dalších oblastí
využití
Bolesti zákazníka
Velké množství dokumentů, jejich složitá evidence, vyhledávání v nich!
Účetní oddělení často zpracovávají velká množství faktur a dalších účetních dokumentů, obvykle v papírové podobě, v případě obchodních oddělení je to velké množství smluv atp. Kvůli pravidlům stanoveným zákony nebo interními předpisy je pak nutné uchovávat velké množství papírové dokumentace, což přináší problém s místem, systémem uchovávání i evidencí těchto dokumentů. Od toho se odvíjejí i problémy s vyhledáváním dokumentů.
Ztráta nebo poškození dokumentu!
Účetní dokumenty, obchodní dokumenty, ale i dokumenty v archivech často mají jen jeden originál, je tedy potřeba o ně pečovat velmi opatrně. Častý přístup k nim a/nebo nešetrné zacházení s nimi může vést k jejich nevratnému poškození nebo ztrátě.
Chyby ve firemních systémech!
Ruční zadávání dat do firemních systémů, ať už jde o ERP, CRM nebo jakýkoliv jiný systém, na základě příchozích dokumentů s sebou nese velké riziko vzniku chyby kvůli překlepu či nepozornosti.
Jak bolesti identifikovat?
- Jaká je struktura dokumentace (kvalita, formáty a gramáže dokumentů)?
- Jsou strany dokumentů volné, nebo spojené?
- Je možné spojené strany rozpojit?
- Jaké je množství dokumentace (např. počet pořadačů, počet dokumentů, počet stran, …)?
- Jaké jsou požadavky na kvalitu skenování (rozlišení, barevnost, …)?
- Jaké jsou požadavky na indexaci dokumentů (doprovodné informace, metadata)?
- Jaký je požadovaný výstupní formát obrazů a metadat?
- Jaké je preferované místo zpracování (u zadavatele, u zpracovatele, …)?
FAQ – Nejčastější dotazy zákazníků
Jak je zajištěna bezpečnost dokumentů během zpracování?
Fyzická a IT bezpečnost je zajištěna schválenými a implementovanými procesy a směrnicemi. Zpracovatel je držitelem certifikátů ISO 27001, ISO 9001, ISO 14001 a ISO 20000, řízení bezpečnosti je prováděno v souladu s těmito normami. Velký důraz je kladen na ochranu osobních údajů a implementaci procesů souvisejících s GDPR.
Co když nejsme schopni relevantně posoudit množství a strukturu dokumentace?
Zavedení služby předchází analýza celkového procesu digitalizace odborným konzultantem společnosti scanservice a.s.
Co když budu potřebovat fyzický dokument, který se nachází v procesu digitalizace u zpracovatele?
V případě potřeby lze dokument dle specifikace zadavatele vyhledat, přednostně naskenovat a zakryptovaný zaslat na definované adresy či umístit na bezpečné úložiště. V případě potřeby předání fyzického dokumentu je tento dokument opět vyhledán a zaslán zadavateli důvěryhodným kurýrem. Součástí služby je i možnost urgentního vyhledání dokumentu a předání zákazníkovi.
