Business Process Outsourcing

Business Process Outsourcing (BPO) znamená zjednodušeně řečeno převzetí a zpracování konkrétního firemního procesu třetí stranou. Cílem tohoto převzetí je především zvýšení rychlosti realizace procesu a zvýšení kvality výstupních dat, což ve svém důsledku vede k úspoře nákladů na straně zákazníka.

BPO se využívá nejčastěji v oblastech, které jsou náročné na technologické a lidské zdroje nebo na získání a udržování know-how. Využití specializovaného dodavatele na zpracování procesů, které je možné vyvést mimo firmu, znamená pro každou firmu vyšší efektivnost opakujících se operací, zrychlení odezvy a zvýšení kvality zpracovaných dat. To vše firmám umožňuje více se koncentrovat na vlastní „core business”.

Základem BPO v oblasti digitalizace dokumentů je jednoduše popsatelný vztah mezi zákazníkem a dodavatelem služby. Zákazník definuje, jaké dokumenty se budou digitalizovat, která data se budou vytěžovat a dále zpracovávat, a dodavatel se postará o to, jakým způsobem celý proces zajistit, přičemž za výsledek nese plnou zodpovědnost. Přesná podoba BPO vždy závisí na dohodě mezi dodavatelem a zákazníkem, který si vždy určuje rozsah řešení. Kvalitní poskytovatel digitalizačních služeb dokáže být dostatečně flexibilní a vyhovět přáním zákazníka tak, aby maximalizoval přidanou hodnotu BPO.

Společnost scanservice má s BPO v oblasti digitalizace dokumentů dlouholeté bohaté zkušenosti. Na příkladech konkrétních zákazníku se potvrzuje, že na velikosti BPO nezáleží. Výhody outsourcingu v oblasti digitalizace a zpracování přijatých faktur využívá celosvětově mezinárodní koncern Johnson & Johnson stejně úspěšně jako např. česká pobočka celosvětové banky Citibank nebo nadnárodní společnost CEMEX, jejíž digitalizační projekt je prozatím řešen v lokálním rozsahu.

Digitalizace finanční a obchodní firemní dokumentace představuje v současnosti velmi silný trend. Kromě běžné velkoobjemové digitalizace firemních dokumentů dnes BPO nachází využití např. u center sdílených služeb, která digitalizaci využívají při automatickém zpracování faktur jako součást zajištění tzv. „purchase to pay“ procesu. Dnes již sofistikované softwarové nástroje umožňují zajistit velmi elegantně digitalizaci (skenování) originálu dokumentu, rozpoznání jeho typu a hledaných položek, jejich vytěžení, verifikaci a export do ERP a DMS systémů zákazníka.

Hlavní argumenty pro digitalizaci firemní dokumentace:

• rychlejší, efektivnější a kvalitnější interní procesy,
• výrazné snížení nákladů na zpracování dokumentů,
• finanční úspory za zrušení rozměrných spisoven a jejich obsluhy,
• zrychlení přístupu k firemním dokumentům,
• vyloučení neoprávněného přístupu k dokumentům,
• odstranění rizika ztráty nebo zničení dokumentů,
• snížení nákladů na kopírování dokumentů,
• možnost integrace do ERP, DMS, ECM a CRM systémů.

Myslíte-li to s digitalizací listinné agendy ve vaší firmě vážně, rozhodně se vám vyplatí uvažovat o Business Process Outsourcingu jako o první z možných variant. Nechte si od nás poradit, jak efektivně a rychle zpracovávat vaše dokumenty, protože ve vašich dokumentech leží vaše peníze!

Popis služby scanservice BPO ke stažení.