Časté dotazy

Jaké druhy a formáty dokumentů scanservice zpracovává?

Společnost scanservice skenuje a zpracovává všechny rozměry formalizovaných i neformalizovaných dokumentů od velikosti vizitky do formátu 3 x A3 v gramáži 40 až 250 g/m2 a to i v různém stupni poškození. V současné době zpracováváme i technické výkresy a další obdobné dokumenty až do velikosti A0.

Můžete vyjmenovat nějaké typické příklady zpracování?

Zpracováváme firemní agendu - smluvní dokumentaci (leasingové, penzijní, pojistné a jiné smlouvy), prováděcí předpisy, poštovní složenky atd.... řady pojišťoven, stavebních spořitelen, farmaceutických společností, průmyslových společností, penzijních fondů, pošty atd...; Zpracováváme faktury i veškeré další účetní a daňové doklady; Zpracováváme technické výkresy; Kromě standardní výše uvedené dokumentace máme zkušenosti s digitalizací výkresové dokumentace městských archívů např. stavebního či živnostenského odboru i významné nadnárodní plynárenské společnosti.

Jak velké množství dokumentů lze zpracovat denně?

Naše servicebureau je vybaveno velkým množstvím produkčních dokumentových skenerů. V případě projektu, který by byl zaměřen výhradně na skenování např. A4 dokumentů, jsme schopni zpracovat více než 1/4 milionu listů denně. V praxi však skenujeme rychlostí cca 100 000 stran dokumentů denně - z důvodu přípravy dokumentů, ruční indexace, kontroly kvality atd....

V jakém datovém formátu generujete data?

Obrazy dokumentů generujeme standardně ve formátu TIFF G4 (jednostránkové i vícestránkové) a dále dle požadavků i v jiných formátech (PDF, JPG, apod. ). Data ukládáme ve formátu XML, ASCII (TXT), MDB (MS Access), SQL a v řadě dalších datových formátů dle požadavků zákazníka.

Na jaké datové nosiče data ukládáte?

Nejčastěji na CD a na DVD. Ukládáme však i na externí HDD zákazníků...

Jak zpracováváte faktury?

Variant je několik - buď je jen skenujeme a ukládáme podle nějakého jednoznačného indexu nebo i rozpoznáváme obsah faktur. A tento obsah poté posíláme zabezpečeným spojením zákazníkovi. Někdy si zákazník sám skenuje a rozpoznání provádíme my ve scanservice a nebo zpracováváme faktury komplet u zákazníka...

Používáte při zpracování dokumentů elektronický podpis a časové razítko?

Ano, naši klienti vyžadují elektronický podpis a časové razítko velmi často. Důvodem využívání časového razítka a elektronického podpisu je časová autenticita vzniku elektronické verze dokumentu a garance nezměnitelnosti elektronického dokumentu.

Jak rychle umíte zpracovat dokumenty od jejich obdržení?

Např. v případě faktur, které budou po zpracování ve scanservice zavedeny do systémů našeho zákazníka běžně zpracováváme tyto doklady do 24 hodin od obdržení. V případě zpracování dokumentů, informace o nich jsou již v systémech zákazníka zavedeny (např. digitalizace archívů smluv) pracujeme na bázi dohodnutého harmonogramu předávání a přebírání dle potřeb zákazníka (běžně s periodou 1 pracovní týden).